徐州工程学院办公用品集中采购管理暂行办法

栏目:材料与化学工程学院时间:2014-01-16发布:李靖点击:31

徐州工程学院办公用品集中采购管理暂行办法

  为进一步加强节约型校园建设,减少浪费,规范办公用品使用和管理,根据教育部、财政部《高等学校材料、低值品易耗品管理办法》的规定和上级关于厉行节约、压缩行政办公经费支出的有关文件精神,结合学校实际,制定本办法。
一、本办法所指办公用品范围
  办公用品包括办公耗材和办公设备及配件。
  1.办公耗材:笔、纸、信封、文件夹、档案袋、档案盒、胶水、胶带、纸杯、清洁用品、打印耗材等。
  2.办公设备及配件:办公桌、椅、档案柜、会议桌、椅、茶几、沙发等办公家俱,以及电脑、打印机、传真机、电话、U盘、移动硬盘等办公设备及配件。
二、办公用品的需求申报、采购及领取
  1.各部门、各学院在每年12月份,集中填报《徐州工程学院办公用品申购计划表》(附件1),上报下一年度常规性办公用品清单和估算数量,由教学设备处汇总,经校长办公会审批后实施。
  2.无法超前估计临时性急需购买的办公用品,须由各单位提交采购申请,明确经费支出渠道,经学校财务处签署意见后,报教学设备处购买。
  3.教学设备处设备采购科具体负责办公用品的采购、发放事宜。设备采购科人员要积极掌握市场信息,按照实用、实惠的原则,进行公开招标,组织采购活动,招标结束后负责将物品的采购价上网公布,便于使用单位申报,满足正常办公的需要。对于无法按照使用要求购得的物品,设备采购科应当及时与申购单位沟通,确定替代物品,必要时可请相关单位人员协助购买。
  三、办公用品的领用
  1.集中采购的物品送达后,设备采购科库房管理人员应认真对照清单验收入库,建帐登记,做到帐物相符。对不符合要求的,由设备采购科负责办理调换或退货手续。
  2.学校每年集中两次安排办公用品采购配送,各部门、各学院应在每学期结束前二周,参考中标办公用品清单,填写《徐州工程学院办公用品领用单》(附件2),选择并确定具体申领物品的名称、规格、型号、数量、中标价格、总值,报教学设备处;教学设备处审核汇总后向中标供货商下达“供货单”备货,供货商按照“供货单”分别在每学期开学二周内将物品送达各申购单位。各单位物品管理员验收所供物品的数量、规格、型号,在领用单上签字并报部门、学院分管领导审核后,在“供货单”上签字,中标供货商将签字后的“供货单”交教学设备处汇总审核后统一结算。
  3.其他时间各单位所需的少量办公用品统一到教学设备处库房领用。由于工作特殊需要和库房存量不足需临时采购的办公用品,可按上述程序另行向教学设备处申请购置配送。
  4.凡领用办公用品须详细填写《徐州工程学院办公用品领用单》(附件2),库房管理人员在核对各单位原采购申请清单后核发办公用品。库房管理人员须严格按照办公用品领用制度执行,不得违规发放办公用品。
  5.教学设备处每月和财务结算一次,每月月初公布上月各部门、各学院发生的费用,若无异议,则从部门、学院经费中统一划转。
  四、办公用品的管理
  1.办公用品库存由教学设备处指定专人进行管理。
  2.库房管理人员应建立办公用品台账,定期汇总办公用品的入库、领用、库存数量及领用人等情况。办公用品库存应定期进行盘点,一年全面清查一次,要做到账物相符,账账相符,如出现盘盈或盘亏应查找原因,调整台账,并报财务处一并调整。
  3.凡与采购、申领、入库、验收、盘点、结算、送货单据、领用单据、报表合同等办公用品采办领用相关的管理记录凭证,应按月归类归档保存。
  五、其它
  1. 2014年1月1日起,财务处对各部门、各学院自行购买的办公用品不再予以报账。
  2.本办法由财务处、教学设备处负责解释。